Ihr Druckgerät ist defekt? Diese Möglichkeiten haben Sie nun:

Geräte „ohne Wartungsvertrag“

Wenn Sie ihr Drucksystem gekauft haben und die Hersteller-Garantie abgelaufen ist, haben Sie folgende Möglichkeiten auf Störungsmeldungen zu reagieren:

• im Handbuch zum Gerät finden sich in der Regel Lösungsansätze zu bestimmten Fehlercodes
• Sie können sich in Suchmaschinen über den jeweiligen Störungstext informieren; oft findet man in Experten-Foren Antworten
• Sie können die Helpdesk-Hotline des Geräteanbieters kontaktieren

90 % aller Störungsmeldungen können „aus der Ferne“ behoben werden. In der Regel sind alle Anbieter in der Lage „remote“ auf Geräte zuzugreifen und System-Probleme aus der Ferne zu diagnostizieren. In den meisten Fällen können die Hersteller sogar eine sofortige Lösung anbieten. Dies geschieht meist zu den bekannten Öffnungszeiten. Viele Helpdesk-Hotlines sind bis 17.00 Uhr erreichbar. Leider kommt es, nach der Garantiezeit, auf das Wohlwollen und dem Service-Verständnis des jeweiligen Herstellers an.

Müssen Teile ausgetauscht werden, sollte dies von einem ausgebildeten Techniker vorgenommen werden. Dies ist in der Regel mit Kosten verbunden. Es können Arbeitsstunden, der Kauf von Ersatzteilen und Anfahrtskosten anfallen. Bitten Sie im Voraus um einen Kostenvoranschlag und ob eine Ferndiagnose möglich ist. Auf diese Weise vermeiden Sie böse Überraschungen, denn eine Drucker-Reparatur kann teuer werden. Vor allem, wenn ein Bauteil ausgetauscht werden muss. In manchen Fällen ist es sogar günstiger, die Reparatur nicht durchzuführen und einen neuen Drucker zu kaufen. Entscheidend ist z.B. das Alter des Gerätes und der Umfang der anstehenden Reparatur. Sie können die Fehlerbehebung auch durch einen unabhängigen Reparatur-Dienstleister vornehmen lassen. Geben Sie in die von Ihnen bevorzugte Suchmaschine den Begriff „Druckerreparatur“ ein und vergleichen Sie die Bewertungen einzelner Unternehmen.

Geräte „mit Wartungsvertrag“

Im Falle eines defekten Drucksystems kontaktieren Sie den Lieferanten bzw. Hersteller. Die Kosten für die Druckerreparatur sind durch den Wartungsvertrags in der Regel abgedeckt und auf der Grundlage der Vereinbarungen, die häufig in einem Service-Level-Agreement festgelegt sind, wird das Problem behoben. Allerdings gibt es zum Teil große Unterschiede bei den Bedingungen innerhalb so eines Agreements, zum Beispiel bei den Zeiten, wann ein Techniker spätestens vor Ort sein muss oder welche Teile und Verbrauchsmaterialien kostenfrei enthalten sind. Auch ob es eine sogenannte Fair-Use-Politik (z. B. für den Tonerverbrauch) gibt und welche Bedingungen dafür gelten, ob der Helpdesk-Support enthalten ist, ob softwarebezogene Probleme gelöst werden und welche Bedingungen bei längeren (> 48 Stunden) Ausfallzeiten des Druckers gelten, kann unterschiedlich ausgelegt werden. Auch im Falle eines abgeschlossenen Wartungsvertrages kann eine Reparatur „remote“ erfolgen. Diesen Dienst ist Teil des „Managed Print Service“.

Beim Kauf eines Druckers oder Multifunktionsgeräts ist es wichtig, die Bedingungen des Anbieters für den Reparatur- und Wartungsvertrag sorgfältig zu vergleichen. So können Sie unvorhergesehene Kosten vermeiden. 


3 Tipps zur Entscheidungsfindung beim Drucker-Kauf

- Entscheiden Sie im Vorfeld, ob Sie einen Drucker mit oder ohne Wartungsvertrag kaufen. Bitten Sie die Anbieter, Ihnen beide Optionen transparent zu machen. Bei einem Miet-System ist ein Wartungsvertrag in der Regel obligatorisch.

- Lesen Sie das Kleingedruckte in den Wartungsverträgen sorgfältig durch und beziehen Sie die Vorgaben in Ihre Überlegungen mit ein. Welcher Drucker-Lieferant bittet die, zu Ihrer Arbeitssituation, passenden Service-Agreements? Fragen Sie gegebenenfalls nach, welche Leistungen nicht inbegriffen sind und nachträglich in Rechnung gestellt werden können. Vergewissern Sie sich, dass alle besprochenen und kommunizierten Punkte im Vertrag oder SLA festgehalten sind.

- Mit (nur) einem Druck-System sind Sie anfälliger für Ausfallzeiten bei Störungen. Überlegen Sie, ob die Anschaffung eines (eventuell kleineren) Ersatz-Systems sinnvoll ist, sollten Sie viel und regelmäßig drucken.