Welche Spezifikationen sind bei einem Druckervergleich wichtig?

Es gibt drei Grundfragen, die Sie für sich beantworten sollten, bevor Sie ein Drucksystem anschaffen möchten:

• Soll das Gerät drucken oder auch scannen und kopieren können?
• Ist A3-Druck gewünscht?
• Wird nur in Schwarzweiß oder auch in Farbe gedruckt?

Die Antworten liefern bereits eine Grundlage, welche Modelle in Fragen kommen. Weitere Punkte sind zu bedenken: Welche Druckgeschwindigkeit und -kapazität wird benötigt, welches Druck-Zubehör ist für Ihre Arbeitssituation von Vorteil und werden Softwarelösungen (z.B. für Scanner-Workflows, IT-Sicherheit und „Follow-me“-Funktionen) gefordert? Werden Sie ein Finisher-Modul einsetzen, um z.B. Dokumente mit einer Heftklammer zu versehen?

Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen helfen, das perfekte Drucksystem für Ihre Büroumgebung zu finden.

Welche Wartungsarten gibt es bei Druckern?

Die Art des Wartungsservices und die damit verbundenen Kosten sind ein entscheidender Teil der Gesamtbetriebskosten im Druck (Total Cost of Ownership, genannt TCO). Bei professionellen Bürodruckern gibt es mehrere mögliche Wartungsarten. Die zwei Wichtigsten kurz erklärt:

Herstellergarantie

Sie gilt (ab Kaufdatum) in der Regel 12 Monate und kann gegen eine Gebühr verlängert werden (auch Carepack oder Servicepack genannt). Diese Gewährleistung beinhaltet zum Beispiel den Austausch defekter Teile inklusive Techniker-Einsatz, vor Ort oder in der Vertragswerkstatt. Verbrauchsmaterialien wie Toner und Trommel sind in der Herstellergarantie nicht enthalten. Nach Ablauf der Garantiezeit müssen alle anstehenden Kosten vom Käufer selbst getragen werden.

All-in-Wartungsvertrag

Sie kaufen oder mieten einen Drucker mit einem festen Service-Level-Agreement via Vertrag. Die Garantieleistungen sind in diesem Fall in einer monatlichen Rate enthalten, ebenso die Kosten für Verbrauchsmaterial. Zusätzlich erfolgt eine Abrechnung auf der Basis des Preises pro Druck, Klickkosten genannt. Dieser unterscheidet sich für Schwarz-Weiß und Farbe. Wie bei Telekommunikations-Anbietern gibt es auch bei Drucker-Herstellern die Möglichkeit „Pakete“ einzukaufen. Die Händler bieten oft Optionen an, ein festgelegtes Druckvolumen (das sogenannte „Freivolumen“) in der monatlichen Rate zu inkludieren. In diesem Fall werden die Klickkosten erst nach Ausschöpfung des Freivolumens berechnet. Der All-In-Wartungsvertrag wird oft mit „Managed Print Services“ erweitert. Ein zusätzlicher Service, bei dem der Anbieter das Drucksystem aus der Ferne verwaltet

Wer in seiner Büroumgebung anspruchsvoll und viel druckt, sollte eine der beiden vorgestellten Wartungsvarianten wählen, um unvorhergesehene Kosten und lange Ausfallzeiten zu vermeiden.

5 Tipps für einen erfolgreichen Drucker-Vergleich

In den letzten Kapiteln gaben wir Ihnen einen Überblick, worauf Sie beim Kauf bzw. bei der Anmietung eines Drucksystems achten sollten und welche Fragen Sie für sich selbst beantworten müssen, um das perfekte Gerät zu finden.

Darüber hinaus geben wir Ihnen weitere 5 Tipps:

• vergleichen Sie mindestens 3 Anbieter
• informieren Sie sich über die einzelnen Miet- und Wartungsbedingungen der Händler
• besuchen Sie, wenn möglich, Shops vor Ort und sehen Sie sich Druckmodelle live an
• lesen Sie Referenzen anderer Kunden zu Ihren ausgewählten Favoriten
• informieren Sie sich über den Hersteller über Beiträge und Kommentare auf Social-Media-Kanälen

So sollten Sie sich für den geeignetsten Anbieter „guten Gewissens“ entscheiden können.