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Tipps zur Auswahl des richtigen Druckers:
1) Beenden Sie Ihren aktuellen Vertrag: Viele Unternehmen vergessen den allerersten Schritt, nämlich die Beendigung Ihres aktuellen Miet-, Pacht- und/oder Wartungsvertrags! Oft wurde der Vertrag schon vor Jahren unterzeichnet, und manche Verträge haben eine Kündigungsfrist von 3 Monaten. Wenn Sie nicht kündigen, kommt es zu einer stillschweigenden Verlängerung von manchmal 1 Jahr oder mehr. Eine Stornierung ist kostspielig und Sie können sich nicht nach anderen Anbietern umsehen.
2) Fixe und variable Kosten: Einen neuen Drucker kann man heutzutage für sehr wenig Geld kaufen, aber man merkt schnell, dass billig teuer ist, wenn der erste Satz Toner aufgebraucht ist. Die neuen Toner sind oft sogar teurer als das Gerät selbst! Marken wie HP, Brother, Canon und Epson und viele andere, meist japanische Hersteller, verdienen viel Geld mit dem Verkauf von Tonern, Patronen und Druckmodulen. Auf dem Druckermarkt gibt es eine feste Regel: Je größer das Gerät, desto niedriger der Druckpreis. Die Anschaffung eines etwas teureren Geräts machen Sie mit einem niedrigen Druckpreis sehr schnell wieder wett.
3) Multifunktional/All-in-One: Es gibt immer noch Drucker zu kaufen, die nur drucken können. Wenn Sie jedoch ein neues Gerät kaufen möchten, ist es in vielen Fällen besser, einen "All-in-One-Drucker" oder ein "Multifunktionsgerät" (MFP) zu kaufen.
in einem Drucker" oder ein "Multifunktionsgerät" (MFP). Dann können Sie Dokumente sofort scannen, kopieren oder faxen. Außerdem sparen Sie eine Menge Platz und müssen kein separates Fax, keinen Scanner und keinen Drucker kaufen.
4) Druckverhalten: Es ist von großem Nutzen, wenn Sie innerhalb Ihrer Organisation gute Vereinbarungen über das Druckverhalten treffen, denken Sie dabei insbesondere an die folgenden Punkte:
- Vergewissern Sie sich, dass doppelseitiger Druck möglich ist. Wenn Sie alles intern auf zwei Seiten drucken, können Sie viel Papier sparen.
- Drucksachen nur in schwarz-weiß
- Kaufen Sie einen automatischen Dokumenteneinzug, er spart viel Zeit beim Kopieren und damit Geld.
- Wenn Sie viele Sätze drucken oder kopieren, sollten Sie einen Finisher in Betracht ziehen: Die Sätze werden sauber mit einer Heftklammer geliefert oder können sogar geheftet werden.
- Die meisten Multifunktionsgeräte verfügen über eine optionale Wifi-Funktion: Dies erspart die lästige Verkabelung und bietet Flexibilität, wenn Mitarbeiter oder andere Benutzer Dokumente von ihrem Tablet oder Telefon aus drucken möchten.
6) Bequemlichkeit/Entlastung/MPS: Immer mehr Anbieter bieten zusätzliche Dienstleistungen im Rahmen der Entlastung an. Zum Beispiel kann ein Gerät an das Netzwerk des Lieferanten angeschlossen werden, so dass Toner und Zählerstände automatisch gesendet werden. Sie können auch bestimmte Störungen aus der Ferne erkennen und einen Mechaniker hinschicken, bevor die Maschine zum Stillstand kommt. Dieser Dienst wird als Managed Print Services oder kurz MPS bezeichnet.
7) Mieten/Pachten oder kaufen?: Der größte Teil der Ausrüstung ist geleast. Das ist sehr transparent, denn Sie zahlen einfach einen Preis für jeden Ausdruck, den Sie machen, und darin sind alle Kosten für das Gerät, den Toner, die Teile und die Arbeit enthalten! Sie können sehr gute Vereinbarungen darüber treffen, wie viele Drucke Sie mindestens machen werden, und wenn Sie mehr machen, zahlen Sie einen Festpreis für jeden Druck, der über diese Zahl hinausgeht. Die Schwarz-Weiß-Drucke sind etwas günstiger als die Farbdrucke. Nicht enthalten sind die Kosten für das Papier, auf dem Sie drucken, und die Mehrwertsteuer.
8) Wartungsvertrag und Service: Wenn Sie den Kauf einer Maschine in Erwägung ziehen, ist es immer ratsam, einen Wartungsvertrag für sie abzuschließen. Wie bei der Miete handelt es sich um eine Versicherung gegen unerwartete Kosten, und Sie zahlen einen festen Betrag pro Ausdruck. Auch bei einem Wartungsvertrag sind Papier und Mehrwertsteuer im Preis nicht enthalten. Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte sind immer noch "mechanische" Geräte. Es gibt immer noch viele bewegliche Teile in diesen Maschinen, und Papier ist ein empfindliches Produkt, das bei heißem und feuchtem Wetter viel Feuchtigkeit aufnehmen kann, was zu Fehlfunktionen der Maschinen führen kann.
Maschinen werden viele Fehler aufweisen. Papier erzeugt auch viel Staub. Leider müssen die Maschinen im Verhältnis zu ihrer Nutzung immer noch gewartet werden. Deshalb ist es wichtig, dass ein Mechaniker, wenn eine Maschine nicht funktioniert, schnell gerufen werden kann, um das Problem zu lösen. Achten Sie daher beim Kauf auf die Reaktionszeiten und erkundigen Sie sich auch nach der durchschnittlichen Reparaturdauer von Maschinen und Lieferanten.
9) Sicherheit: Da die Drucker mit dem Netzwerk verbunden sind, ist es wichtig, dass sie auch mit einer bestimmten Software gegen Hacker geschützt sind. Bei vielen Anbietern gehört die Sicherheit zur Standardausstattung. Achten Sie besonders darauf, die Festplatte des Geräts nach dem Gebrauch zu überschreiben. Sicheres Drucken, auch bekannt als "Follow-me-Software", ist eine Lösung, bei der die Mitarbeiter ihren Druckauftrag mit einer Karte am Gerät abholen können. Wenn mehrere Geräte angeschlossen sind, kann der Mitarbeiter zu jedem beliebigen Drucker gehen und alle seine Ausdrucke abholen. Nutzen Sie unseren Konfigurator und stellen Sie sich Ihren Drucker in wenigen Schritten selbst zusammen. Wenn Sie Fragen oder Probleme haben, rufen Sie uns an oder schicken Sie uns eine E-Mail!
